[BrandED#12] 6 lỗ hổng khiến Phụ huynh không cảm nhận được chất lượng của Nhà trường

[Update – Sổ tay Marketing – Tuyển sinh trường học K-12] Bản xem trước 40 trang + Danh mục kho tài liệu + Link đặt trước tại đây
‼️Sổ tay chỉ in theo số lượng đặt, chuyển giao MỘT LẦN DUY NHẤT trong tháng 7/2024.

Xin chào các Thầy cô và các bạn đồng nghiệp quan tâm tới lĩnh vực Marketing trong Giáo dục trường học K-12!

BrandED là mục bài viết liên quan đến chủ đề Marketing trong trường học K-12 được xây dựng dựa trên kiến thức tích luỹ qua các khoá học và kinh nghiệm thực tế. Để đọc các bài viết cùng chủ đề, các bạn có thể truy cập tại đây. Ngoài ra, bạn có thể tham gia nhóm Zalo Marketing trường học K-12 để nhận thông tin hữu ích mỗi ngày giúp tăng hiệu quả công việc. Link nhóm: https://zalo.me/g/tclhhn285

Một trong những câu cảm thán mình thường được nghe từ các Quản lý Nhà trường là “Nhà trường làm rất tốt nhưng không biết cách truyền thông nên Phụ huynh không cảm nhận được”, dẫn tới khó tuyển sinh hoặc Phụ huynh hiện tại không đồng hành. Liệu lỗi có thuộc hoàn toàn về truyền thông, về cán bộ truyền thông không?

Hãy cùng tìm hiểu 6 lỗ hổng khiến Phụ huynh không cảm nhận được chất lượng của Nhà trường trong bài viết dưới đây nhé!

Bài viết này được hệ thống từ kiến thức được mình đúc kết và mở rộng trên những nền tảng sau:
(1) Khoá học “Service Marketing from A to Z: Xây dựng chiến lược Marketing Dịch vụ” của BrandcampVN 
Các khoá học ở Brandcamp rất chất lượng và uy tín, hệ thống nội dung mạch lạc và giảng viên đều là các chuyên gia đầu ngành. Tuy nhiên, kiến thức và case study trong các khoá học thường được áp dụng cho các doanh nghiệp tập đoàn quy mô lớn nên có thể không dễ hiểu và khó áp dụng ngay trong trường học – nơi thường sử dụng các chiến lược dành cho doanh nghiệp SMe. 
(2) Cuốn giáo trình về Marketing dịch vụ của Nhà xuất bản Pearson dành cho sinh viên Đại học “Essentials of Service Marketing
(3) Diễn giải, liên hệ giữa lý thuyết ứng dụng trong toàn ngành dịch vụ và trong trường học
Dựa trên quan điểm và kinh nghiệm thực tế của cá nhân.
(4) Những tài liệu khác sẽ được bổ sung và ghi chú trong quá trình nghiên cứu.

MÔ HÌNH KHOẢNG CÁCH CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ

Trong lĩnh vực giáo dục, chất lượng của Nhà trường được khẳng định qua kết quả đầu ra của học sinh, sự đánh giá và công nhận của Phụ huynh học sinh và cộng đồng. Một ngôi trường không thể có “chất lượng đào tạo tốt nhất thành phố” chỉ vì họ quảng cáo như vậy, nếu không có minh chứng số liệu về kết quả học tập của học sinh, và sự công nhận của số đông Phụ huynh. Vì vậy, chất lượng của Nhà trường luôn được kiểm chứng từ góc nhìn của khách hàng, hay Phụ huynh học sinh.
Tham khảo: [BrandED#3] Giảm thiểu “cảm nhận rủi ro” của Phụ huynh trong chiến lược Marketing trường học.

Mô hình Khoảng cách chất lượng dịch vụ trong trường học được trình bày như sau:

Cảm nhận của Phụ huynh học sinh (Perceived Service) được cấu thành từ:

  • Nhu cầu của cá nhân như ưu tiên con được phát triển thể chất, Tiếng Anh hay ưu tiên con được tham gia nhiều hoạt động sáng tạo – nghệ thuật,..
  • Thông tin truyền miệng như đánh giá của bạn bè, gia đình, xã hội về các trường.
  • Trải nghiệm trong quá khứ của Phụ huynh như quá trình học tập, kinh nghiệm giảng dạy, tiếp xúc với những học sinh đã học ngôi trường đó trước đây,…
  • Quá trình triển khai sản phẩm giáo dục của Nhà trường: được quan sát, cảm nhận, trải nghiệm bởi Phụ huynh học sinh và từ công tác truyền thông của Nhà trường.

Từ phía Nhà trường, chất lượng sản phẩm giáo dục này được hình thành từ các yếu tố theo quy trình:

  • Hiểu biết về nhu cầu và kỳ vọng của Phụ huynh: chân dung khách hàng, insight, mong muốn & nhu cầu,…
  • Thiết kế sản phẩm và xây dựng những tiêu chuẩn về chất lượng dịch vụ giáo dục dựa trên những cảm nhận được xác định nêu trên
  • Tổ chức triển khai dịch vụ giáo dục: công tác dạy học và vận hành Nhà trường
  • Truyền thông tới PHHS đang học và tiềm năng

Lỗ hổng được tạo ra (màu vàng) trong cả quá trình chuyển giao dịch vụ giáo dục từ Nhà trường tới Phụ huynh là khoảng cách giữa các bước/phần dẫn tới khoảng cách về chất lượng dịch vụ: những gì Nhà trường nghĩ/thực tế đã trao tới Phụ huynh, học sinh và những gì Phụ huynh, học sinh cảm nhận.

Gap 1: Khoảng cách hiểu biết (Knowledge Gap)

Khoảng cách hiểu biết là sự khác biệt giữa những gì Quản lý cấp cao trong Nhà trường (Ban Giám hiệu, Ban Điều hành, Trưởng Bộ phận Thương hiệu – Marketing) tin rằng Phụ huynh/Học sinh kì vọng và những gì Phụ huynh/Học sinh thực sự cần và kỳ vọng

Ví dụ: Nhà trường định vị chân dung đầu ra của học sinh là “toàn diện”, thiết kế chương trình học phân bổ thời lượng đảm bảo phát triển đồng đều tất cả các bộ môn. Trong khi đó, PHHS mong muốn Tiếng Anh và Toán được chú trọng hơn, phát triển mạnh mẽ hơn khi lựa chọn trường tư thục. => Kết quả: Đa số PHHS luôn cảm thấy trường “tạm ổn”, chưa tạo ấn tượng sâu sắc

Kiến nghị: HIỂU ĐÚNG VÀ ĐỦ VỀ KỲ VỌNG CỦA PHỤ HUYNH & HỌC SINH

  • Nghiên cứu thị trường trước khi xây dựng sản phẩm (hoặc sản phẩm mới) + xây dựng chân dung Phụ huynh + xác định đúng insight. Thực hiện nghiên cứu thị trường tổng thể hoặc một phần lại sau 3-5 năm.
  • Xây dựng một hệ thống thu thập đánh giá phản hồi hiệu quả từ Phụ huynh & học sinh bao gồm nghiên cứu sự hài lòng, phân tích lời phàn nàn và lời khen.
  • Tăng cường tương tác giữa khách hàng và quản lý cấp cao (ví dụ: các chương trình như “ngày kết nối” và quản lý cấp cao nhận cuộc gọi hotline/quản lý hòm thư góp ý).
  • Cải thiện trao đổi các Bộ phận trong nội bộ, tạo điều kiện và khuyến khích giao tiếp giữa nhân viên tuyển sinh/chăm sóc khách hàng, giáo viên và Quản lý cấp cao (Ban Giám hiệu, Ban Điều hành, Trưởng Bộ phận Thương hiệu – Marketing).

Gap 2: Khoảng cách quyết sách (Policy Gap)

Khoảng cách quyết sách là sự khác biệt giữa sự thấu hiểu về kỳ vọng của Phụ huynh/ Học sinh từ phía Nhà quản lý và những tiêu chuẩn chất lượng họ đặt ra khi triển khai dịch vụ. Chúng ta gọi đây là “lỗ hổng” quyết sách bổi vì nhà quản lý phải đưa ra những quyết định về chính sách không phải để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Lý do thiết lập các tiêu chuẩn dưới mức mong đợi của khách hàng thường là do cân nhắc về chi phí và tính khả thi.

Ví dụ: PHHS lựa chọn trường tư thục vì sĩ số nhỏ, con sẽ được quan tâm về tâm lý và chất lượng học tập hơn. PHHS nhiều lần kiến nghị với Nhà trường giảm sĩ số lớp. Tuy nhiên, Ban Điều hành vẫn quyết định giữ nguyên/tăng sĩ số lớp để tăng doanh thu và dự phòng rủi ro. => Kết quả: PHHS thường xuyên cảm thấy không như kỳ vọng về sĩ số, cũng cảm thấy không được lắng nghe, đáp ứng.


Kiến nghị:
THIẾT KẾ SẢN PHẨM GIÁO DỤC VÀ CÁC QUY TRÌNH, TIÊU CHUẨN DỊCH VỤ DỰA TRÊN TRẢI NGHIỆM VÀ KỲ VỌNG CỦA PHỤ HUYNH & HỌC SINH

  • Thực hiện đúng quy trình sản phẩm và dịch vụ khách hàng:
    – Thiết kế (hoặc thiết kế lại) sản phẩm (cấu trúc chương trình giáo dục Nhà trường và chăm sóc, nuôi dưỡng) và quy trình dịch vụ khách hàng dựa trên một quy trình chặt chẽ, có hệ thống và lấy khách hàng làm trung tâm (sử dụng CX, blueprint, design thinking)
    – Chuẩn hóa các công việc lặp đi lặp lại để đảm bảo tính nhất quán và độ tin cậy bằng cách xây dựng Bộ quy trình liên quan đến các bộ phận trong Nhà trường, có quy chế giám sát, quản lý và đánh giá.
  • Thiết lập, truyền thông và củng cố các tiêu chuẩn dịch vụ hướng đến khách hàng có thể đo lường được cho tất cả các bộ phận liên quan:
    – Thiết lập cho mỗi bước trong quá trình cung cấp dịch vụ một bộ mục tiêu chất lượng dịch vụ để đáp ứng mong đợi của khách hàng đảm bảo các tiêu chí: chi tiết, có tính thách thức, thực tế và được thiết kế rõ ràng, dễ hiểu.
    – Đảm bảo rằng nhân viên, giáo viên hiểu và chấp nhận các mục tiêu, tiêu chuẩn và ưu tiên.
  • Phát triển các sản phẩm dịch vụ theo từng cấp độ đáp ứng mong đợi của khách hàng:
    – Cung cấp cho khách hàng những mức độ dịch vụ khác nhau với mức giá khác nhau như triển khai các hệ đào tạo với học phí khác nhau/hoặc như nhau để đáp ứng các mức độ nhu cầu mong đợi khác nhau.
    Tham khảo: [BrandED#5] Ứng dụng mô hình Bông hoa dịch vụ trong phát triển sản phẩm giáo dục trường học

Gap 3: Khoảng cách triển khai (Delivery Gap)

Khoảng cách triển khai là sự khác biệt giữa các tiêu chuẩn dịch vụ được chỉ định và thực tế triển khai của nhân sự thực hiện đối với các tiêu chuẩn này.

Ví dụ: Nhà trường đặt tiêu chuẩn khi tiếp xúc Phụ huynh mới đối với Bộ phận tư vấn tuyển sinh: chào hỏi, xưng hô, tài liệu,… Tuy nhiên, nhân viên TVTS ngày hôm đó bị mệt, tâm trạng không vui nên giao tiếp thiếu nhiệt tình. Tài liệu hết, chưa kịp in mới/xin cấp nên để PHHS xem bằng tài liệu mềm. => Kết quả: cảm xúc và ấn tượng của PHHS về trường không tốt, thiếu chuyên nghiệp, không thân thiện.


Kiến nghị:
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TRONG QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI THỰC TẾ THEO HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN ĐÃ QUY ĐỊNH

  • Đảm bảo rằng đội ngũ nhân sự (giáo viên và nhân viên) có động lực và có thể đáp ứng các tiêu chuẩn dịch vụ:
    – Cải thiện việc tuyển dụng với trọng tâm là sự phù hợp giữa nhân sự và công việc; lựa chọn nhân sự có khả năng và kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt công việc của họ.
    – Đào tạo nhân sự các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm cần thiết để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ được giao, bao gồm kỹ năng giao tiếp cá nhân, đặc biệt là kỹ năng ứng xử với khách hàng trong điều kiện căng thẳng.
    – Làm rõ vai trò của nhân sự và đảm bảo rằng nhân sự hiểu công việc của họ góp phần làm hài lòng khách hàng như thế nào; dạy họ về những kỳ vọng, nhận thức và vấn đề của khách hàng.
    – Xây dựng các nhóm triển khai liên phòng ban để triển khai sản phẩm với định hướng lấy khách hàng làm trung tâm và giải quyết vấn đề.
    – Trao quyền cho các nhà quản lý và nhân viên trong lĩnh vực này bằng cách xây dựng quy chế phân quyền.
    – Đo lường hiệu suất; cung cấp phản hồi thường xuyên; và khen thưởng thành tích của tập thể phòng ban cũng như từng nhân viên và người quản lý vì đã đạt được mục tiêu chất lượng.
  • Sử dụng đúng công nghệ, thiết bị, quy trình hỗ trợ:
    – Lựa chọn công nghệ, thiết bị phù hợp nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động.
    – Đảm bảo rằng nhân viên khối văn phòng (khối hỗ trợ nội bộ) cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng nội bộ của họ (giáo viên và nhân viên phòng ban khác), đặc biệt là giáo viên và nhân viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng (tư vấn tuyển sinh, nhân viên chăm sóc khách hàng, thu ngân,…)
    – Cân bằng giữa nhu cầu với năng lực thực tế (Ví dụ: không nên áp dụng công nghệ đòi hỏi trình độ quá cao, vượt mức năng lực của giáo viên).
  • Quản lý khách hàng về chất lượng dịch vụ:
    – Đào tạo Phụ huynh & học sinh để họ có thể thực hiện vai trò và trách nhiệm của mình trong việc cung cấp dịch vụ giáo dục một cách hiệu quả.
  • Gắn kết hiệu quả các bên trung gian và bên thứ ba tham gia cung cấp dịch vụ:
    – Thống nhất các mục tiêu, hiệu suất, chi phí và phần thưởng với các bên trung gian (như dịch vụ vệ sinh, phòng truyền thông thuê ngoài, đơn vị tổ chức sự kiện,…).
    – Giám sát và khuyến khích nâng cao chất lượng dịch vụ.

Gap 4: Khoảng cách truyền thông (Communication gap)

Khoảng cách truyền thông là sự khác biệt giữa những gì Nhà trường truyền đạt và những gì khách hàng hiểu và trải nghiệm sau đó. “Lỗ hổng” này được tạo ra bởi hai khoảng cách phụ.

Thứ nhất, khoảng cách trong giao tiếp nội bộ là sự khác biệt giữa những gì nhân viên truyền thông quảng cáo và tư vấn tuyển sinh của Nhà trường nghĩ về các tính năng, hiệu suất và mức chất lượng dịch vụ của sản phẩm và những gì Nhà trường thực sự có thể cung cấp.

Thứ hai, khoảng cách trong giao tiếp bên ngoài (còn được gọi là khoảng cách hứa hẹn quá mức) có thể do nhân viên truyền thông quảng cáo và tư vấn tuyển sinh bị đánh giá dựa trên những số liệu nổi bật (thành tích học sinh, số lượng tuyển sinh,…) không đại diện cho số đông. Điều này có thể khiến họ hứa hẹn quá mức để thu hút tuyển sinh; và tạo những kỳ vọng không chính xác cho PHHS

Ví dụ: Bộ phận truyền thông quảng cáo quá nhiều về thành tích của các bạn học sinh giỏi (chiếm tỉ lệ rất ít trong trường), định vị thương hiệu đào tạo Tiếng Anh xuất sắc. Tuy nhiên đây không phải thế mạnh của Nhà trường cũng không phải mũi nhọn đào tạo tập trung của Ban Chuyên môn. => Kết quả: Phụ huynh tạo kỳ vọng sau khi xem quảng cáo, được tư vấn; thất vọng khi con nhập học vào trường vào chưa nhìn thấy kết quả đầu ra


Kiến nghị: THU HẸP KHOẢNG CÁCH KHÁC BIỆT GIỮA “NÓI” VÀ “LÀM”

  • Đảm bảo rằng nội dung truyền thông tạo ra những kỳ vọng thực tế cho khách hàng:
    – Tìm kiếm ý kiến đóng góp từ nhân viên tuyến đầu (giáo viên và nhân viên tư vấn tuyển sinh/chăm sóc khách hàng) và nhân viên vận hành khi các chuẩn bị phát triển ý tưởng chiến dịch truyền thông.
    – Ban Chuyên môn (Ban Giám hiệu và Giáo viên) nên xem trước quảng cáo và các thông tin khác trước khi Phụ huynh tiếp cận.
    – Yêu cầu tư vấn tuyển sinh lôi kéo nhân viên vận hành, giáo viên liên quan tham gia các cuộc gặp mặt trực tiếp với khách hàng.
    – Phát triển các chiến dịch đào tạo và tạo động lực nội bộ để tăng cường hiểu biết và tích hợp giữa các chức năng tiếp thị, vận hành và nhân sự cũng như tiêu chuẩn hóa việc cung cấp dịch vụ ở các địa điểm khác nhau.
  • Điều chỉnh các chế độ lương thưởng, công cụ khích lệ cho đội ngũ tư vấn tuyển sinh phù hợp tránh được vấn đề trong đó đội ngũ tuyển sinh chỉ tập trung vào việc tạo ra doanh số (ví dụ: thông qua hứa hẹn quá mức) và bỏ qua sự hài lòng của khách hàng (ví dụ: kết quả đầu ra của học sinh không như mong đợi).
  • Đưa ra lời hứa cụ thể và quản lý sự hiểu biết của khách hàng về nội dung truyền thông:
    – Kiểm tra trước tất cả các quảng cáo, tài liệu quảng cáo, kịch bản điện thoại và nội dung trang web trước khi phát hành bên ngoài để xem liệu đối tượng mục tiêu có hiểu chúng như dự định của Nhà trường hay không (nếu không, hãy sửa lại và kiểm tra lại). Đảm bảo rằng nội dung quảng cáo phản ánh những đặc điểm dịch vụ quan trọng nhất đối với khách hàng. Hãy cho họ biết điều gì là có thể và điều gì là không thể và tại sao. – Xác định và giải thích theo thời gian thực những nguyên nhân gây ra những thiếu sót trong hoạt động dịch vụ, nêu rõ những nguyên nhân mà Nhà trường không thể kiểm soát được.
    – Ghi lại trước những nhiệm vụ và cam kết được thể hiện trong một thỏa thuận hoặc hợp đồng để hoàn thành.

Gap 5: Khoảng cách cảm nhận (Perception gap)

Khoảng cách cảm nhận là sự khác biệt giữa những gì thực sự được nhận từ Nhà trường và những gì khách hàng cảm thấy họ đã nhận được vì họ không thể đánh giá chính xác chất lượng dịch vụ..

Ví dụ: Học sinh có những tiến bộ trong việc học thuyết trình bằng Tiếng Anh thông qua nhiều hình thức sáng tạo song Phụ huynh không cảm nhận được, do không thấy con có biểu hiện cụ thể khi ở nhà => Kết quả: Nhà trường tổ chức nhiều hoạt động giáo dục hiệu quả nhưng PHHS không biết, đánh giá chất lượng không tốt.


Kiến nghị: HỮU HÌNH HOÁ VÀ NÓI CHO PHỤ HUYNH BIẾT NHỮNG DỊCH VỤ ĐÃ CUNG CẤP

  • Làm cho chất lượng Nhà trường trở nên hữu hình và đảm bảo PHHS biết những gì chúng ta đang làm:
    – Xây dựng môi trường dịch vụ và các minh chứng vật lý tương đồng với mức độ dịch vụ được cung cấp. Tham khảo [BrandED#10] Lưu ý 4-3-4 trong thiết kế môi trường dịch vụ trường học (Physical Evidence in Marketing Mix)
    – Hãy thông báo cho Phụ huynh trong quá trình cung cấp dịch vụ giáo dục về những gì đang được thực hiện và đưa ra báo cáo định kỳ để Phụ huynh có thể đánh giá cao chất lượng dịch vụ mà họ nhận được.
    – Cung cấp minh chứng (ví dụ: video nói Tiếng Anh của con theo dạng portfolio Classdojo để nhìn sự tiến bộ từ video 1 so với video 10).

Gap 6: Khoảng cách kỳ vọng (Expectation Gap) = Khoảng cách chất lượng dịch vụ (Service quality gap)

Khoảng cách về chất lượng dịch vụ là sự khác biệt giữa những gì khách hàng mong đợi nhận được và cảm nhận của họ về dịch vụ thực sự được cung cấp.


Kiến nghị: THU HẸP KHOẢNG CÁCH TỪ 1-5 NÊU TRÊN ĐỂ ĐÁP ỨNG NHẤT QUÁN KỲ VỌNG CỦA PHỤ HUYNH

  • Khoảng cách 6 là kết quả tích lũy của tất cả các khoảng trống trước đó. Nó sẽ được đóng lại khi Khoảng trống từ 1 đến 5 đã được giải quyết.
  • Giáo dục khách hàng, làm rõ kỳ vọng ngay từ khi bắt đầu và liên tục quản lý kỳ vọng của PHHS

Tạm kết

Trong mô hình này, “lỗ hổng” 1, 4, 5 và 6 thể hiện khoảng cách bên ngoài giữa Phụ huynh và Nhà trường. Khoảng cách 2, 3 và 4 là những khoảng cách nội bộ xảy ra giữa các phòng ban khác nhau trong trường.

Những sai sót ở bất kỳ điểm nào trong việc thiết kế và cung cấp dịch vụ đều có thể làm tổn hại đến mối quan hệ với khách hàng. Khoảng cách về chất lượng dịch vụ (Gap 6) là quan trọng nhất. Do đó, mục tiêu cuối cùng trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ là xoá bỏ hoặc thu hẹp khoảng cách này càng nhiều càng tốt. Tuy nhiên, để đạt được điều này, các Nhà trường thường cần nỗ lực thu hẹp năm khoảng cách còn lại.

Điểm mạnh của “Mô hình khoảng cách chất lượng” là nó cung cấp những hiểu biết sâu sắc và giải pháp chung có thể áp dụng cho nhiều ngành, trong đó có Nhà trường. Nó giúp chúng ta nhìn bài toán quản trị kỳ vọng và quản trị cảm nhận của Phụ huynh tốt và hiệu quả hơn.

Khi đọc và tìm hiểu những kiến thức như thế này, bản thân mình, người trải qua rất nhiều vai trò trong nhà trường từ giáo viên, tuyển sinh, chuyên viên truyền thông, quản lý thương hiệu, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, và quản lý điều hành, mình vỡ ra rất nhiều bài học. Hi vọng, không nhiều thì ít, mọi người cũng có thể tìm thấy chút thông tin hay ho trong những chia sẻ của mình.

Trong thời gian sắp tới, mình sẽ chia sẻ những tài liệu vận hành Marketing & Tuyển sinh trong trường học được đóng gói. Các thầy cô quan tâm vui lòng để lại thông tin tại đây để cập nhật nhé.

Cảm ơn mọi người!

ChibeBold là cách mình không lãng quên chính mình, cũng là lời nhắc mỗi ngày để tôi luyện cái “chất của riêng Chi”.
Blog sẽ xoay quanh 4 chủ đề: (1) eROLE – Suy nghĩ về các nhóm “vai” trong giáo dục; (2) BrandED(ucation) – Làm thương hiệu giáo dục; (3) ChibeBOLD – Phát triển bản sắc cá nhân và (4) DailyThoughts – Những suy tư vẩn vơ của mình hàng ngày.

Bình luận về bài viết này

Mình là Chi!

Chào mừng bạn đến với góc nhỏ của mình về giáo dục & thương hiệu trường học.